限られた時間で仕事を終えるタイムマネジメント研修｜株式会社ビジネスキャリア・コンサルティング | 「デキる人」を増やすコンサルティング

「仕事は忙しい人に頼め」とよく言われます。デキる人は忙しくてもレスポンスがはやくて、はやく仕事を終えてくれるので、仕事が多く集まるのです。

なぜ、デキる人は仕事がはやいのか。もちろん、能力が高かったり、経験が豊富だったりで、効率よく仕事ができるからというのもあるでしょう。しかし、実はデキる人もそうでない人も、作業時間の長さはさほど変わりません。文字を読むのが2倍早かったり、キーボードを打つのが2倍早かったり、話すのが2倍早いということはないのです。段取りや工夫によって、作業時間を短縮できるとしても、限度があります。作業時間そのものには、あまり差がないと言えるでしょう。

では、なぜデキる人は仕事がはやいのか。それは、作業時間そのものではない部分がはやいからです。「はやさ」には２種類あります。一つは、仕事の「速さ」。作業に着手してから仕上げるまでの作業時間を決めるスピードです。上述の通り、ここにはあまり差がつきません。

もう一つが仕事の「早さ」です。仕事の依頼を受けてから、着手するまでの時間を表します。仕事がデキる人は、仕事が発生してから着手するまでのスピードが圧倒的に「早い」のです。そのため、結果として仕事の仕上がりも早くなるし、その分だけより多くの仕事がこなせるようになるので、能力も上がり、経験も蓄積し、総合的に仕事がはやくなっていくのです。

そして、仕事に早く着手できるようにするために必要なのが、タイムマネジメント（時間管理）のスキルです。時間の使い方を計画的にすることによって、より早く、そして速く仕事が終えられるようになるのです。

タイムマネジメントとは、限られた時間を有効に活用して仕事で成果を上げるために、計画的な時間配分を行うことです。具体的には、優先順位の設定、仕事の段取りとスケジューリング、計画の進捗確認や軌道修正を指します。

時間の使い方は仕事の成果に連動します。限られた時間を効果的・効率的に活用するために、何を優先して、何を優先しないか。計画的に時間配分をしていくことが求められます。タイムマネジメントスキルは、新人・若手からベテランに至るまで、すべてのビジネスパーソンに求められる汎用的なビジネススキルだと言えます。

時間管理は、仕事や日常生活において非常に重要なスキルと言えます。時間管理は以下の４つのステップで進めます。

１．自分の時間の使い方を把握する

時間の使い方を把握するためには、日々の行動を記録することが重要です。スマートフォンや手帳、ノートなどに行動の内容と時間を記録し、一週間程度継続することをおすすめします。その上で、記録から時間の使い方を分析し、どのような時間を無駄にしているかを確認します。

２．時間の使い方の優先順位を決める

次に、時間の使い方に優先順位をつけます。例えば、仕事や勉強、家事などのタスクに優先順位をつけ、そのタスクを達成するために必要な時間を見積もります。また、緊急性と重要性を考慮して、タスクを優先順位に従ってスケジュールに組み込みます。

３．生産性を上げる

生産性を上げる技術としては、集中力を高めるためのテクニックやタイムマネジメントの方法があります。例えば、集中力を高めるためには、一度に複数のタスクをこなさないようにし、タスクを分割して集中して取り組むようにします。また、タイムマネジメントの方法としては、デッドラインを設定したり、ToDoリストを作成したりすることが挙げられます。

４．時間の使い方を決める

最後に、優先順位に従ってスケジュールを作成します。スケジュールは、手帳やカレンダーアプリなどを使って作成し、タスクを時間帯に合わせて割り当てます。また、余裕をもってスケジュールを作成し、予期せぬイベントに対応できるようにします。

以上、４つのステップに沿って時間管理を行うことで、効率的にタスクをこなし、生産性を高めることができます。