いまさら聞けない会議のやり方・ファシリテーションの基本｜株式会社ビジネスキャリア・コンサルティング | 「デキる人」を増やすコンサルティング

時間内に終わらない、結論が出ない、よく話が脱線する、特定の人しか話さない、ただ資料を読み上げているだけ、、、

あなたの職場の会議は、こうした残念な会議になっていないでしょうか。なぜ会議が不毛な時間に終わるのか、それは「会議のやり方を知らないで会議をしているから」です。どんな業界や職種でも、会議は頻繁に行う重要な仕事の一つであるはずなのに、会議のやり方・進め方を体系的に学ぶことは極めて少ないように思います。

自分が社会人になって最初についた上司がやっていた会議のやり方を、見よう見真似で踏襲して「なんとなく」運営している。それで効率的・効果的な会議ができるはずもありません。

会議が時間の無駄に終わるのか、生産的で有効な時間となるのかは、正しい会議の進め方ができているかによって決まります。効果的な会議の準備、ファシリテーションの進め方を知ることによって、会議は有効な問題解決、価値創造の機会となるのです。

会議を行う上で、最も重要なのは「会議の目的」です。すなわち「何のために集まっているのか」を明確にしているかどうかが、会議の成果を大きく左右します。

会議の目的には、大きく分けて下記の5つが挙げられます。
・判断や意思決定
・合意形成
・アイデア出し
・計画やスケジューリング
・情報共有

中でも、最も注意が必要なのが「情報共有」です。一方的に情報を発信するだけ、参加者が聞いているだけだったら、その情報共有は必ずしも会議で行わなくても構わないはずです。

共通フォルダで資料を共有したり、ビジネスチャットに投稿したりするなど、その情報が欲しい方が必要な時にいつでもアクセスできるようにしておいた方が、よほど効果的だと言えます。

わざわざ会議で情報共有するなら、聞いた人がそれを聞いてどうするのか、何に役立ているのかまでを想定しておくことが必要です。また、質問やフィードバックを受けるなど、会議ならではの効果を得ることも考えることが求められます。

会議の準備においてまず重要なのが、議題を明確にすることです。具体的に明記し、何について話し合うのかのイメージが湧くようにしましょう。例えば「先月の売上実績について」では、売上の何について話すのかが参加者にはわかりません。「先月の売上実績が目標未達だったため、今月でどのように挽回するかの施策を検討する」であれば、何について話すのかが明確になります。当然、議題に沿ったアイデアや意見が交わされることになります。

併せて考えておきたいのが、明確なゴールです。つまり、「何が決まったらこの会議は終了するのか」を定めておくということです。ゴールのイメージが共有できれば、自ずと発言や意見がゴールに向かって収束していくことになります。

また、当日のタイムスケジュールを参加者全員で共有することも重要です。どの議題にどれくらいの時間を配分するのかをあらかじめ決めておき、それを主催者だけではなく、参加者全員が把握しておく必要があります。それにより、議論が脱線した時や停滞した時に「そろそろ決めないと」と時間を効果的に活用しようという意識が働くようになります。

最後に、資料は事前に配ることを徹底しましょう。遅くとも会議の前日までには配布し、参加者が目を通しておくことが望ましいです。当日に資料を配るということは、議事に必要な情報が頭の中にない状態で会議がスタートすることになります。何の準備もできていない状態でアイデアや意見を出せと言われても、出るわけがありません。先に必要な知識や情報を提供しておき、自分の意見やアイデアを先に考えておいてもらい、それを持ち寄ってもらう形式を取ることによって、本番当日は「よーいドン」で意見出しからスタートすることができます。

会議の本番当日で重要なことは、ファシリテーター（進行役）を設けることです。ファシリテーターは会議の進行役であり「場を回す」役割を担います。議決の権限を持たず、全員に参加させるのが仕事です。特定の人がしゃべりすぎないように制御したり、話さない人がいたら発言を促したりすることで、参加者全員の主体的な参加を導きます。

ファシリテーションを行うのは、上席者でない方が望ましいです。役職が上位の人が進行してしまうと、他の参加者はその人の意見に引っ張られてしまいます。意思決定権限を持つ上席者とは別に、純粋に「場を回す」ファシリテーションの役割を担う人がいるだけで、会議のプロセスは格段に良くなります。

併せて考えたいのが、ホワイトボードを活用することです。ファシリテーターは議題と決議事項をホワイトボードに記入しながら会議を進行します。参加者の視線をホワイトボードに集めることで、参加者の意識を「現在進行中の議題」に集中させることができます。物理的にみなが同じ方向を向くことで、心理的にも同じ方向を向いて議論を促すことができます。話を構造化し、整理しながら記入することで論点を明確にし、話がズレたら修正することもできます。

ファシリテーションとは、会議のプロセス（過程）の舵取りを行う進行役のことです。

一般的な進行役とされる「議長」とは異なり、必ずしも参加者のうちの上席者である必要はなく、また意思決定権を持つ必要もありません。

参加者同士の良好な関係やミーティングの「場」をつくり、参加者の発言を促し、合意形成を促進するのがファシリテーションであり、その進行役をファシリテーターと呼びます。

ファシリテーションには大きく「仕込み（準備）」と「捌き（進行）」のスキルが求められます。