限られた時間を効果的に活用し、効率よく仕事を進めるためには、しっかりとスケジュール管理を行い計画性を持った働き方をすることが有効です。ここでは、スケジュール管理の5つのポイントをご紹介いたします。
まず1つ目は、予定を1週間単位で立てることです。突発的な出来事や不測の事態はつきもので、1日の予定は崩れやすいです。タスクを一週間単位で管理し、仮に1日の予定は崩れてしまったとしても、週の中で帳尻を合わせることで、週単位で物事を確実に成し遂げることができます。
2つ目に、週の中でやることをリストアップします。ここには、必要に迫られて「やるべきこと」と、自分の意志で「やりたいこと」の両方を上げます。「やりたいこと」ができずに終わってしまうのは、「やるべきこと」の優先度が高くなり、後回しになってしまうからです。「時間ができたらやろう」と思っても、時間はいつになってもできません。まずは「やりたいこと」を「やるべきこと」と同列に扱い、両方とも「やること」として可視化することです。
3つ目に、会議やミーティング、現場など日時が決まっている時間をブロックします。この予定は自分の意志では動かしにくいため、自由に使えない時間として塞いでおきます。残りの時間で「やるべきこと」「やりたいこと」をどこに割り当てるかを考えます。
4つ目に、「やりたいこと」を行う時間を割り当てます。通常であれば、後回しにしてしまいがちな「やりたいこと」の優先度を上げて、週のうちどの日・どの時間にそれを行うのかを決めます。もちろん、欲張りすぎて「やるべきこと」をする時間がまったくなくなってしまうようだと絵に描いた餅になってしまいますが、週のうち1時間でも2時間でも、「この日のこの時間にやる」と決めて予定とすることで、やりたいことをする時間を確保できます。
そして、最後の5つ目として、残りの時間の中で「やるべきこと」をする時間を割り当てるのです。
こうして、「やりたいこと」「やるべきこと」の優先度を逆転させることで、これまでは時間がなくてできなかったことをする時間を創り出すことができます。