若手社員の仕事の計画性を高めるスケジュール管理スキル｜株式会社ビジネスキャリア・コンサルティング | 「デキる人」を増やすコンサルティング

限られた時間の中で望む成果を上げるために、スケジュール管理を行い、計画性を持って仕事に取り組むことが必要です。

しかし、多くの人がしているスケジュール管理は、単に会議やミーティング、アポイントなど他の人との予定をブロックしているだけで、それ以外の時間をどのように活用するかが考慮されていない場合が多いです。

また、単に締切の近いものや、容易に進めやすいものから優先させてしまい、全体としての効率を下げてしまっている場合もあります。

時間を有効に活用するためには、仕事の全体像を見据えて計画的なスケジュール管理のスキルを身につける必要があります。

限られた時間を効果的に活用し、効率よく仕事を進めるためには、しっかりとスケジュール管理を行い計画性を持った働き方をすることが有効です。ここでは、スケジュール管理の5つのポイントをご紹介いたします。

まず1つ目は、予定を1週間単位で立てることです。突発的な出来事や不測の事態はつきもので、1日の予定は崩れやすいです。タスクを一週間単位で管理し、仮に1日の予定は崩れてしまったとしても、週の中で帳尻を合わせることで、週単位で物事を確実に成し遂げることができます。

2つ目に、週の中でやることをリストアップします。ここには、必要に迫られて「やるべきこと」と、自分の意志で「やりたいこと」の両方を上げます。「やりたいこと」ができずに終わってしまうのは、「やるべきこと」の優先度が高くなり、後回しになってしまうからです。「時間ができたらやろう」と思っても、時間はいつになってもできません。まずは「やりたいこと」を「やるべきこと」と同列に扱い、両方とも「やること」として可視化することです。

3つ目に、会議やミーティング、現場など日時が決まっている時間をブロックします。この予定は自分の意志では動かしにくいため、自由に使えない時間として塞いでおきます。残りの時間で「やるべきこと」「やりたいこと」をどこに割り当てるかを考えます。

４つ目に、「やりたいこと」を行う時間を割り当てます。通常であれば、後回しにしてしまいがちな「やりたいこと」の優先度を上げて、週のうちどの日・どの時間にそれを行うのかを決めます。もちろん、欲張りすぎて「やるべきこと」をする時間がまったくなくなってしまうようだと絵に描いた餅になってしまいますが、週のうち1時間でも2時間でも、「この日のこの時間にやる」と決めて予定とすることで、やりたいことをする時間を確保できます。

そして、最後の5つ目として、残りの時間の中で「やるべきこと」をする時間を割り当てるのです。

こうして、「やりたいこと」「やるべきこと」の優先度を逆転させることで、これまでは時間がなくてできなかったことをする時間を創り出すことができます。

タイムマネジメント（時間管理）とは、限られた時間を有効に活用して仕事で成果を上げるために、計画的な時間配分を行うことです。

具体的には、優先順位の設定、仕事の段取りとスケジュール管理、計画の進捗確認や軌道修正を指します。

時間の使い方は仕事の成果に連動します。限られた時間を効果的・効率的に活用するために、何を優先して、何を優先しないか。計画性をもって時間配分をしていくことが求められます。

タイムマネジメント（時間管理）スキルは、新人・若手からベテランに至るまで、すべてのビジネスパーソンに求められる汎用的なビジネススキルだと言えます。